Todo parece indicar que la copia simple de un documento no sirve de prueba, entendiendo la copia simple como una reproducción de un documento cualquier sin autentificarlo. Es lo que se hace cuando se va a cualquier fotocopiadora a sacarle una copia a cualquier documento o contrato.
Así lo ha recordado la sección tercera del Consejo de estado en sentencia del 8 de junio de 2010 expediente 18536:
Considera la Sala pertinente señalar que para acreditar la titularidad del establecimiento de comercio, la parte actora allegó copia de un documento que dice provenir de la Cámara de Comercio de Montería, y en el que se dice certificar la propiedad del mencionado establecimiento de comercio, el cual se encuentran en copia simple y por tanto carece de valor probatorio en los términos de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, dado que las copias simples no son medios de convicción que puedan tener la virtualidad de hacer constar o demostrar los hechos que con las mismas se pretenda hacer valer ante la jurisdicción, en cuanto su estado desprovisto de autenticación impide su valoración probatoria.
Así las cosas, si se quiere probar algo, no basta conservar una fotocopia de un documento o contrato, sino que se debe autenticar ante notario público.
Popularmente es muy común que la gente saque fotocopias a los contratos que firman, con la convicción que ello les servirá de prueba en caso de un litigio, pero se ignora su inutilidad probatoria.
Es más, es costumbre firmar un contrato en una sola copia firmada por las partes y luego se le saca fotocopia para entregar a las otras partes, lo cual es incorrecto. Se deben firmar dos originales o más según el número de participantes en el contrato y entregar uno a cada parte interviniente en el contrato.
Se precisa,p que con los recientes cambios realizado al artículo 252 del código de procedimiento civil por el artículo 11 de la ley 1395 de 2010, la copia simple constituiría prueba, ya que la ley otorga presunción de autenticidad:
El inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil quedará así:
En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.
En todo caso, al ser una simple presunción, esta será susceptible de contradicción.