Contratar a terceros para que lleven la contabilidad de las empresas es una alternativa que se viene utilizando cada vez más en el país, porque las directivas de las entidades han encontrado en este recurso puntualidad, exactitud y confidencialidad. Estos tres elementos son fundamentales para cualquier organización, máxime si se está entregando a una persona externa, información valiosa de su actividad financiera como empresa o negocio, que le permite en determinado momento tomar decisiones. Es claro que los registros contables rápidamente muestran la situación de la compañía, su estabilidad y capacidad financiera.
“Hay una tendencia de crecimiento en Colombia de esta actividad, que empezó a tener auge con la llegada de varias firmas extranjeras, que en vez de montar todo un departamento contable, optan por confiar en terceros sus registros operacionales, por la experiencia que estos tienen en el tema.
“Pero, actualmente, muchas compañías nuevas de capital nacional están también utilizando estos servicios, como es el caso de las pymes, que por cuestiones de reducción de costos emplean esta figura con excelentes resultados”, dice Ernesto Erazo Cardona, gerente de Auditoría y Outsourcing de MCA Morrison Accounting. Una figura que tiende a aumentar cada día, aunque eso implica dejar de lado algunos temores, como el “miedo de los empresarios a que alguien diferente de sus empleados conozca sus negocios y las cifras que manejan.
Consideraría que es más un problema cultural, ya que hay cierto rechazo al cambio. Otros, tal vez, desconocen las ventajas de este tipo de servicio y lo competitivo en cuanto a su costo”, explica Martin O. Jaimes A, representante legal suplente de la firma Auditoría, Consultoría, Outsourcing y Asesoría Gerencial S.A.S (A&CO).
Muchos ya han superado este obstáculo y, como dice el presidente de la Federación de Contadores Públicos de Colombia (Fedecop), Héctor Jaime Correa Pinzón, “las empresas colombianas han ido delegando las funciones propias de la contabilidad en personas naturales y jurídicas, obviamente idóneas, para realizar esta importante labor de información”.
Según informes de Fedecop, actualmente en el país hay cerca de 2.000 entidades que ofrecen los servicios de outsourcing contable, pero, además, hay personas naturales que realizan esta labor, que son contadores públicos, los cuales pueden llegar a la cifra de los 50.000. Cómo funciona El cliente y la compañía de outsourcing firman un contrato de servicios, el cual contiene varios anexos que describen exactamente el objeto, alcance, responsabilidades y obligaciones del convenio, así como un acuerdo de confidencialidad de la información, la cual aplica tanto a la firma que presta el outsourcing como a sus empleados, consultores y asesores. Por consiguiente, hay empresas que contratan la tercerización de la parte administrativa y contable. Otras, la nómina y declaraciones de impuestos.
Hay casos que solo requieren que les administren todo el proceso contable y les generen y presenten los informes respectivos o les lleven algunas funciones contables específicas, como cuentas por cobrar o por pagar . Asesorar, una de las labores de las firmas de outsourcing.
Ventajas que les ofrece el sistema a las empresas
Entre los beneficios que ofrece este modelo de delegación de funciones a un tercero está la disminución de costos operativos, en comparación con hacerlo con su propio personal (considerando el nivel de sus salarios, prestaciones sociales y beneficios). “Además, pueden hallar asesorías en contabilidades especializadas o aplicando las normas internacionales que rigen esta ciencia social. También, pueden tener un manejo de la contabilidad y los reportes de esta en inglés, ya que no es fácil conseguir en el mercado colombiano contadores con estos perfiles”, explica Jaimes. Mario Rojas Castillo, gerente de Outsourcing A.Q., indica que “fuera de los anteriores beneficios, pueden tener un manejo independiente de su contabilidad, disponer de la información actualizada de sus ingresos y egresos mensualmente, y la asesoría de profesionales especializados en costos, impuestos, temas fiscales, tributarios y financieros, con un manejo adecuado y oportuno de sus asientos contables”.
El outsourcing contable
Comprende básicamente la recolección, clasificación, codificación y digitación de todos los documentos fuente que alimentan el proceso contable de las empresas. Adicionalmente, algunas compañías optan por entregar en outsourcing otras actividades conexas, como nómina, cartera, aspectos tributarios y financieros, entre otros.