El artículo 1 del Decreto 1536 de 1989 establece un plazo de dos días para hacer la inscripción en el registro civil de defunción. El Artículo 69 del Código Electoral ordena a los encargados del registro civil enviar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, por medio de los registradores, copia auténtica de los registros civiles de defunción dentro de los cinco primeros días de cada mes para cancelar las cédulas de las personas fallecidas.

El registro civil de defunción está compuesto por un original y dos copias: el original se queda en la oficina de registro, la primera copia está destinada a la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional y la segunda copia es para el usuario.

Las muertes registradas en el registro civil de defunción pueden ser por causas naturales, por muerte violenta o por presunción de muerte. El fallecimiento por causa natural es aquél que es certificado por un médico entre los dos primeros días de la muerte. En caso de que en el lugar del fallecimiento no se encuentre ningún médico, deben acudir a un inspector de policía con dos testigos que hayan presenciado el hecho y explicar por qué no se certificó la muerte en los dos días hábiles, para que de esta manera se pueda certificar el fallecimiento.

La segunda muerte que se certifica es la violenta, que no tiene término de registro, es certificada por orden judicial y la autoridad encargada ordena la defunción.

La presunción de muerte es cuando una persona desaparece y sus familiares asumen que ha muerto. El único documento que deben presentar para certificar este fallecimiento es una sentencia judicial, que se profiere 2 años después de la desaparición.

En el momento de diligenciar el registro civil de defunción es importante tener en cuenta algunas especificaciones:

- En la parte superior del registro civil de defunción se encuentra el indicativo serial, que es un número asignado para efecto de control administrativo, sirve para llevar un orden y de esta manera ubicar el archivo. Este serial no sirve como número de identificación.

- Por ley, las Registradurías, Notarías, Consulados, Corregimientos o Inspecciones de Policía autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, son los encargados de registrar la defunción de una persona.

- Cada Registraduría, Notaría, Corregimiento o Inspección de Policía trabaja con un código con el cual se identifican y que le fue asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

- Al momento de diligenciar el registro civil de defunción, se deben tener en cuenta que si se realiza una enmendadura o tachón se debe anotar en la casilla que dice espacio para notas. En caso de que haya que corregir algún dato del registro civil de defunción se diligenciará uno nuevo y en esta casilla se hará la observación de que el nuevo serial reemplazará al anterior.