1. identificación de la sociedad: colvem maquinaria s.a.s. nit 900.419.820 2. domicilio de la sociedad: centro empresarial ciem oikos vereda la parcela, cota, vía a medellín 3. datos contenidos en el certificado de existencia y representación legal número r043172964, emitido por la cámara de comercio de bogotá con fecha 26 de septiembre de 2014: a. nombre: colvem maquinaria s.a.s. b. n.i.t.: 900.419.820-8. dirección seccional de impuestos de bogotá. c. domicilio: cota (cundinamarca) d. matrícula no. 02074333 del 10 de marzo de 2011 e. Último año renovado: 2014 f. activo total reportado $362.617.553 g. dirección de notificación judicial: cr 7 a no. 148 54 ap 601 h. municipio bogotá i. email de notificación judicial: [email protected] j. dirección comercial: autopista medellín km 2, 900 mts vía parcelas centro comercial ciem oikos occidental, bodega d 56 k. municipio: cota (cundinamarca) l. fecha de constitución de la sociedad: 9 de marzo de 2011, acto inscrito en la cámara de comercio el 10 de marzo de 2011 bajo el número 01459674 del libro ix. m. gerente: josé vicente hermida cabrera c.c. 79.454.293 n. suplente del gerente: harold hermida cabrera c.c. 79.551.703 o. vigencia: la sociedad no se halla disuelta. duración hasta el 9 de marzo de 2031. en reunión celebrada con el gerente de la sociedad, con la persona que ejerce como asesora contable quien no posee tarjeta profesional de contador público, con el contador público que firma los estados financieros, estas personas reconocieron que la empresa no tiene libros de contabilidad, que manejan cifras en cuadros de excel, que los estados financieros se elaboran para terceros, especialmente bancos y clientes pero las cifras en ellos contenidos no son fielmente tomados de la contabilidad en razón a que la empresa no lleva contabilidad en debida forma, que no se preparan informes de gestión del gerente, que en ningún tiempo se ha convocado a la asamblea para someter a su consideración los estados financieros, que las utilidades de los ejercicios 2011, 2012 y 2013, han sido determinadas por la asesora contable mediante información extracontable y que ella misma ha realizado registros extracontables para “desaparecer” dichas utilidades y que en ningún período han sido puestas a disposición de la asamblea general de accionistas, ni se les ha distribuido dividendos. 1. los estados financieros no han sido certificados ni por el representante legal ni por el contador, tampoco han sido convocadas asambleas para que sean aprobados o no aprobados. según comentario del contador que firma los estados financieros, los contenidos en el presente informe son los mismos que suministran para licitaciones y bancos 2. la administración es consciente de que los estados financieros no se ajustan a la realidad económica de la empresa. 3. no se han celebrado asambleas de accionistas. existen actas, pero las asambleas no han sido convocadas ni celebradas. 4. las actas fueron elaboradas por la asesora contable siguiendo instrucciones del representante legal. 5. la contabilidad de 2011 y 2012 se encuentra en poder de la asesora contable, en su domicilio. la empresa no cuenta con información alguna de estos registros 6. la contabilidad procesada en el software siigo adquirido por la empresa e instalado en un computador que se encuentra en el domicilio de la sociedad, es procesado por la asesora contable. a su vez afirma que no tiene conocimiento de que no fueron ingresados los saldos iniciales del período 2013. 7. la empresa no ha dado ningún paso con respecto a la implementación de niif. 8. respondiendo a nuestra solicitud, la administración suministró la siguiente información que muestra el balance de prueba a nivel de subcuenta por el período comprendido entre enero y diciembre de 2013. en la columna de “saldo anterior” se evidencia que está en ceros, lo que permite concluir que efectivamente no fueron ingresados los saldos finales a diciembre 31 de 2012, por ello esta columna se muestra en ceros 9. los movimientos débito y crédito no concuerdan con la información disponible de forma extracontable de nómina, ingresos operacionales, pagos por comisiones, extractos bancarios. la cuenta de inventarios no muestra el comportamiento de entradas y salidas de productos, esto con base en las matrices en excel suministradas por el gerente, y que sirven de base para la liquidación de comisiones. no se manejan las cuentas de ingresos operacionales y demás cuentas que deberían presentar movimiento en el período. no se presentan saldos iniciales ni movimientos en las cuentas de patrimonio. las cuentas de resultados que deberían arrojar saldo cero una vez cerrado el ejercicio se presentan con saldo. esto permite concluir que la contabilidad por el período 2013 no muestra la realidad económica financiera de la empresa. 12. tanto la asesora contable como el gerente reconocen que la información contable procesada en el software siigo es de fácil manipulación y alteración. y no se han ingresado la totalidad de hechos contables de la sociedad. 13. la asesora contable asegura haber parametrizado las cuentas del puc 14. la administración es consciente de que al no haber cierre en el año 2013, no es posible cerrar el período y por consiguiente el siguiente período no muestra los saldos reales. en el estado en que se encuentra la contabilidad de la sociedad, aún cerrando los saldos, no se mostraría la realidad económica y financiera de la sociedad debido a que no han sido procesados los hechos contables. 15. reconocen que no se encuentra parametrizadas las cuentas de ingresos operacionales ni las importaciones de repuestos, ni las nóminas, no manejan centros de costos. 16. lo anterior permite concluir que los registros contables presentados por el gerente no muestran la realidad económica financiera de la sociedad. 17. al no darse cumplimiento a las normas de contabilidad que rigen en colombia, los estados financieros que deberían ser fieles a las cifras contables no son sustento para mostrar la realidad económica de la sociedad 18. se solicitó información acerca de las utilidades que muestran los estados financieros según afirmación de la asesora contable en lo relacionado con las utilidades que fueron determinadas en forma extracontable y de esta misma forma fueron objeto de registro en una “cuenta puente” para no ser mostradas en los estados financieros, y según afirmación de la asesora contable, estas utilidades fueron “desparecidas”. acerca de este tema, el representante legal afirmó no tener conocimiento de lo que ocurría, por no tener conocimiento de la situación de la contabilidad de la sociedad. 19. de acuerdo con la nómina de agosto de 2014, la sociedad tiene 13 empleados, ha celebrado contratos laborales a término indefinido con 6 empleados, y con siete de ellos no tiene contrato laboral. al liquidar los contratos laborales no son tenidos en cuenta conceptos diferentes a los sueldos fijos mensuales, como es el caso de pagos por concepto de comisiones. el representante legal afirma que le consultó a la asesora contable y se basó en su asesoría para llevar a cabo estas prácticas. 20. la sociedad le paga honorarios por concepto de asesoría contable a una persona, quien extiende cuenta de cobro a su nombre, pero quien firma los estados financieros en un contador que no hace presencia en la empresa. ninguno de los dos tiene contrato escrito. 21. al parecer, y de acuerdo con afirmación de la asesora contable y del representante legal, los aportes realizados por el accionista único al inicio de la sociedad le fueron devueltos por la sociedad. según comentario de la asesora contable, esta creó una cuenta por pagar al accionista y esta fue pagada por concepto de préstamo. 22. de acuerdo con la asesora contable y el representante legal, similar situación ocurrió cuando en el año 2012 , según los estados financieros suministrados, se incrementó el capital suscrito y pagado en quince millones de pesos ($15 millones). 23. según afirmación de la asesora contable, las declaraciones tributarias fueron elaboradas con base en información extracontable. 24. fue solicitada la información exógena reportada a la dian, junto con los certificados de retención en la fuente. fueron suministrados algunos certificados de retención en la fuente, no fue suministrada copia de la información exógena 2011, 2012. de acuerdo con afirmación de la asesora contable, no enviaron información exógena correspondiente a 2013. 26. la sociedad trasladó su domicilio a cota, cundinamarca desde junio 01 de 2014, y continúa pagando impuesto de industria, comercio y avisos en bogotá. no se ha inscrito en el municipio de cota, tampoco ha actualizado dirección en en rit de bogotá, ni presentan impuesto de industria, comercio y avisos –ica en cota, tal como le corresponde. 27. la última actualización de rut se realizó el 25 de noviembre de 2013. por lo tanto aún figura la dirección física en bogotá. las actividades económicas inscritas en la dian son las siguientes: a. actividad económica principal: 4659 comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. b. actividad económica secundaria: 7730 alquiler y arrendamiento de otros tipos de maquinaria, equipo y bienes tangibles n.c.p. c. otras actividades: 3312 mantenimiento y reparación especializado de maquinaria y equipo las declaraciones de renta han sido presentadas con el código de actividad económica principal 4659, al parecer, de acuerdo con la facturación de la sociedad, la actividad económica principal es la 3312, y es la que ha generado los ingresos declarados. 28. según el certificado emitido por la cámara de comercio de bogotá, citado anteriormente, “ el empresario se acogió al beneficio que establece el artículo 7 de la ley 1429 de diciembre de 2010, y que al realizar la renovación de la matrícula mercantil informó bajo gravedad de juramento los siguientes datos: los activos reportados en la última renovación son de $362.617.553. el número de trabajadores ocupados reportados por l empresario en su última renovación es de : 0 “. a diciembre 31 de 2013 la empresa elaboró nómina para pago de salarios a 11 empleados, a marzo de 2014 la empresa contaba con 12 empleados, a agosto de 2014 la empresa contaba con 13 empleados. 1. establecido el valor de venta del producto y/o servicio, en cop - no fue suministrado un listado de precio de venta al público –, y el costo en cop - del producto, de nacionalización, de despacho al cliente en colombia- en los casos en que aplica, por diferencia establece el valor de la utilidad bruta, y sobre ella se liquida el 30% el cual es distribuido a los beneficiarios de las comisiones. al parecer en este caso se estarían distribuyendo utilidades de la sociedad al representante legal y a los restantes beneficiarios de las comisiones, sin tener en cuenta los restantes costos y gastos en que incurre la sociedad. no se evidenció que la sociedad hubiera distribuido utilidades a los accionistas bajo modalidad alguna. 2. en los casos en que la comisión corresponda a ventas de productos en el exterior, en algunos casos se liquida al 21% de la “utilidad bruta”. 3. según la accionista marisol hermida, las instrucciones para la liquidación de comisiones fue la siguiente: una vez establecida la utilidad bruta sobre esta se toma el 21% y se distribuyen comisiones para los que intervienen en la negociación, siempre y cuando la factura hubiera sido totalmente recaudada. más adelante se presentaran los comparativos entre las liquidaciones efectuadas por el gerente y las liquidaciones de acuerdo con instrucciones de la accionista mencionada. se aclara que no se verificó el recaudo de cada una de las facturas tenidas en cuenta para la liquidación de comisiones. 4. las ventas dentro del país cuentan con un número de factura, las comisiones por venta en el exterior cuentan con una cotización de colvem maquinaria sas. 5. en teoría las comisiones son pagadas cuando se recauda el valor de la factura. pero en algunos casos se liquida la comisión por recaudos fraccionados. 6. en las nóminas mensuales de enero a diciembre 2013 y de enero a julio 2014 figuran liquidadas comisiones por igual valor en todos los meses. esto daría a entender que la administración paga comisiones por valores fijos mensuales, y realiza pagos extraordinarios en algunos meses, tal como se evidencia en las nóminas suministradas por la administración 7. en varios meses, las comisiones pagadas al representante legal fueron contabilizadas como pagos a la accionista marisol hermida, quien manifiesta no haber recibido ese dinero. también fueron usados otros beneficiarios de pagos por servicios cuando realmente estaban destinados a pagos por comisiones al representante legal. 8. en el software contable siigo, no se registra pago de comisiones, se registra pago por procesamiento de datos y pagos por asistencia técnica, en 2013 y 2014 respectivamente. según lo expuesto a lo largo del informe, no es posible tomar cifras contables para determinar el resultado de la gestión de la administración. por ello se recurrió a la información extracontable, pero esta información también difiere entre sí o no se encuentra clasificada ni organizada en forma adecuada. como se ha mencionado y se ha demostrado mediante la citación de las normas que rigen a las sociedades por acciones simplificadas, y la normatividad relativa a la contabilidad, a los estados financieros y a la actuación de los administradores, la única conclusión válida después de haber ejercido el derecho de inspección, es que la sociedad colvem maquinaria sas no dispone de información suficiente ni soportada de acuerdo con las normas vigentes, que permitan conocer la situación económica financiera de la entidad. la empresa esta en liquidacion desde el 13 de enero del 2015, hay un evidente fraude fiscal y estafa a las socios por parte del representante legal.